Gestão Hospitalar – 5 Super dicas de excel para melhorar a administração da sua clínica!

Saiba como usar a informatização para melhorar a eficácia e aprimorar o controle dos processos na sua clínica

Se você é o responsável pela gestão de uma clínica ou hospital, certamente já deve ter percebido que estar atento ao fluxo de caixa da empresa é essencial. É por meio dele que você tem a noção exata de quanto a sua empresa gasta, quanto fatura e onde estão os pontos que representam acréscimo nos seus custos operacionais

É praticamente impossível pensar hoje em administrar qualquer tipo de empreendimento deixando de lado os benefícios que a tecnologia traz. Contudo, embora computadores e smartphones sejam acessíveis para todos, nem sempre os profissionais de saúde têm os conhecimentos necessários para gerenciar softwares contábeis mais complexos.

Em casos como essa, a falta de investimentos ou de conhecimento em serviços do gênero não deve ser, de forma alguma, um empecilho para a gestão hospitalar. Por mais simples que sejam, as planilhas do Excel, quando bem organizadas, podem se tornar ferramentas essenciais na gestão do fluxo de caixa de uma clínica.

Sendo assim, separamos algumas dicas relacionadas ao assunto que podem ser extremamente úteis para quem está começando – ou para quem já está atuando há um bom tempo, mas ainda não deu a devida atenção aos softwares de gestão de finanças.

Por que fazer um fluxo de caixa em clínicas e hospitais?

O fluxo de caixa nada mais é o do que um registro preciso de todas as transações financeiras que uma empresa faz. No caso de uma clínica, falamos tanto dos recebimentos – pagamentos feitos pelos pacientes, repasses feitos pelos convênios, transferências das operadoras de cartão de crédito – quanto dos pagamentos – salários, compra de equipamento hospitalar e despesas de manutenção.

Você até pode fazer isso no papel – é melhor que você faça no papel, por exemplo, do que não faça de forma alguma. Contudo, não poderá gerar gráficos e ficará muito mais difícil acompanhar o dia a dia, ter acesso em tempo real ao status do fluxo de caixa ou mesmo compartilhar essas informações com outras pessoas.

Assim, a nossa primeira dica para gestão hospitalar é que você separe em sua planilha Excel as entradas e saídas de dinheiro. Entender quanto está entrando e quanto está saindo é o primeiro passo para elaborar um bom planejamento financeiro.

Crie categorias para entender as origens e os destinos

Planilha do excel

Depois de dividir as entradas e saídas, o passo seguinte é criar categorias dentro desses itens para compreender, por exemplo, qual é a origem principal dos seus gastos. Por exemplo, há despesas que são fixas, como alugueis, internet banda larga, telefone, água e luz, e despesas que são esporádicas, como materiais de escritório e itens hospitalares.

O mesmo deve ser feito com relação aos recebimentos. Seus clientes costumam pagar à vista ou parcelado? Eles utilizam dinheiro em espécie ou cartão? Há comissões ou taxas de convênio que são recebidas? Todos esses itens devem estar claros e organizados em sua planilha Excel para que você possa fazer análises financeiras mais precisas.

Separe gastos pessoais dos gastos da empresa

Esse é um problema recorrente a profissionais que costumam trabalhar sozinhos em clínicas. Na hora de tirar dinheiro do caixa, a sensação de que “tudo é seu” faz com que sejam misturados pagamentos de contas pessoais com o pagamento de contas de pessoa jurídica. Esse é um dos pontos que geram muita confusão. Veja quais são os maiores problemas de gestão hospitalar e como resolver com a Telerradiologia.

O melhor a se fazer nesse caso é estabelecer orçamentos para você e para a clínica e procurar segui-los. Por exemplo, ao invés de pegar dinheiro do caixa todos os dias para almoçar, estabeleça para si um valor a título de salário e siga seus gastos pessoais de acordo com esse valor. As contas de pessoa física e pessoa jurídica devem ser geridas de forma separada também.

Faça projeções financeiras

Administração de hospitais

Uma vez que você tem uma “visão do todo”, sabendo de antemão quanto você vai gastar em um mês e quanto possivelmente vai receber, se torna mais fácil fazer um planejamento eficiente. Caso você tenha recebíveis e esses valores estiverem pendentes a título de promissórias (cheques ou boletos bancários, por exemplo), você poderá recorrer ao banco para antecipá-los.

Em alguns casos, a taxa de antecipação pode valer a pena, caso você precise ter dinheiro em mãos com uma certa urgência para o pagamento de despesas essenciais. O fato é que ir a uma instituição financeira e apresentar um mapa completo das suas projeções financeiras é uma das formas de demonstrar segurança e, talvez, conseguir negociar até mesmo taxas melhores. Confira quais são os maiores problemas hospitalares durante a gestão na área da saúde e como solucionar.

Use planilhas grátis ou crie a sua

Se você ainda não tem uma planilha Excel e quer montar a sua infraestrutura, essa pode ser uma boa maneira de aprender e explorar um pouco mais os benefícios que softwares gratuitos e simples têm a oferecer. Contudo, existe também a possibilidade de recorrer a planilhas gratuitas que podem ser utilizadas no seu dia a dia.

Sites como o Ninja do Excel, disponibilizam uma série de planilhas, desde aquelas voltadas para o planejamento de orçamentos pessoais até aquelas voltadas para as pequenas empresas, como as clínicas, que podem ser facilmente adaptadas às suas necessidades. Veja como Big Data e telemedicina irão ajudar na evolução da saúde! O que não pode ocorrer é você ficar sem nenhuma ferramenta para o controle das finanças e gestão hospitalar.

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